A Contract modullal megoldódnak a vállalat szerződéskötési és szerződéskezelési teendői.
// Szerződés létrehozás
A szerződések létrehozása a vállalaton belül sokszor hosszadalmas és több területet érintő folyamat lehet. A Fluenta ezen modulja biztosítja, hogy a jóváhagyási és véleményezési folyamat szabályozott, dokumentált legyen. A megoldás támogatja a szerződéskészítéssel kapcsolatos feladatok határidőre történő kiosztását és azok ellenőrzését, valamint biztosítja a verziókövetést is.
// Szerződés menedzsment
Az összes szállítói szerződés egy helyen, aktualizáltan, szabályozott hozzáféréssel. Nincsenek örökzöld vagy lejárt szerződések: a szerződés menedzsment modul biztosítja a rendet és szabályozottságot szerződéseink terén.
A Fluenta egyesíti az esetlegesen széttagolt szerződéses adatbázist, megszünteti a duplikációkat. Lehetőség nyílik a szerződésekben bekövetkező változások követésére, így mindig az aktuális szerződést találjuk az adatbázisban. Kedvünk szerint kereshetünk a nekünk szükséges információra annak köszönhetően, hogy a Fluenta az összes dokumentumtípust kezelni tudja (PDF, Word, Excel, Keynote stb.)
A megoldásban automatikus figyelmeztetések is beállíthatók, hogy soha ne feledkezzünk meg arról, ha egy szerződéssel valami tennivalónk lesz.
A szerződésekről különböző riportokat futtathatunk az előre beállított alapadatok alapján.
// Szerződéskimerülés-figyelés
A szerződéskimerülés figyelése biztosítja a jó beszerzési árakat és a költések feletti kontrollt.
A Fluentában nagyon könnyű különböző riportokkal figyelni az egyes költséghelyek keretkimerülését, de természetesen szerződés szinten is nézhetjük ezeket. Ez azért fontos, mivel több szállító olyan szerződéses konstrukcióval dolgozik, ahol már a többletrendelést erősen büntetik, és/vagy extra felárral szállítják a termékeket. Ez ugye nem érdeke a vállalatnak...
A másik előnye a keretfigyelésnek, hogy időben tudunk új tendereztetést indítani az adott termékre, szolgáltatásra, tehát nem drágán, listaáron fogunk beszerezni, hanem cégre szabott árakon és kondíciókkal.
Ez a funkció a közbeszerzés alá tartozó intézményeknek kiemelten fontos, mivel a keretszerződés kimerülése után nem lehet az adott szállítótól terméket rendelni, új közbeszerzési eljárást kell elindítani.
A felhasználó a keretkimerülésből nem vesz észre semmit: az adott termék/szolgáltatás nem fog nála rendelési lehetőségként megjelenni, viszont más helyettesítő terméket tud igényelni.
Legfőbb üzleti előnyök:
- összes szerződés központosítottan és szabályozott hozzáférésekkel
- szerződéshez kapcsolódó figyelmeztetések és feladatkiosztások
- könnyű kereshetőség és riportálási lehetőségek
